Pontboset
Manuale dei gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali
MODALITÀ DI COMUNICAZIONE TELEMATICA
1. Premessa
Le presenti direttive disciplinano le comunicazioni telematiche tra le pubbliche amministrazioni (e all’interno delle stesse tra i vari uffici), nonché le comunicazioni telematiche nei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e i propri interlocutori (cittadini, imprese, società, professionisti, enti privati, ecc.).
1.1 Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni
Nella gestione dell’interscambio documentale, le pubbliche amministrazioni devono utilizzare la posta elettronica istituzionale (l’utilizzo delle caselle di posta elettronica nominative assegnate dall’amministrazione/ente ai propri dipendenti deve essere limitato alle comunicazioni informali, allo scambio di documenti di lavoro non ufficiali o non definitivi o che non siano produttivi di effetti giuridici) o certificata oppure il canale della cooperazione applicativa (interoperabilità) - art. 47 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale). Il Codice dell’amministrazione digitale prevede che l’inosservanza di tale disposizione comporti responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare, ferma restando l’eventuale responsabilità per danno erariale.
1.2 Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e società/imprese/professionisti
Per l’inoltro di documenti a società, imprese individuali e professionisti iscritti in albi o elenchi (tutti soggetti che per legge sono obbligati a dotarsi di posta elettronica certificata), le pubbliche amministrazioni devono utilizzare esclusivamente la posta elettronica certificata.
1.3 Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e privati
Nei rapporti con i cittadini e i soggetti privati (diversi dalle società, imprese individuali e professionisti) che scelgano o chiedano espressamente di interloquire in via telematica con le pubbliche amministrazioni, le stesse devono utilizzare esclusivamente la propria casella di posta elettronica certificata, trasmettendo i documenti o i provvedimenti di competenza:
- alle caselle di posta elettronica certificata, nel caso in cui i destinatari della comunicazione abbiano preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (eleggendo quindi domicilio digitale);
- alle caselle di posta elettronica semplice (cioè non certificata), nel caso in cui i destinatari della comunicazione non siano dotati di posta elettronica certificata. Tale canale di comunicazione non può essere utilizzato nel caso in cui le comunicazioni o gli atti abbiano carattere recettizio (es. provvedimenti a contenuto negativo, richieste di documentazione integrativa con assegnazione di un termine per la relativa presentazione o trasmissione) ed occorra avere prova certa della loro ricezione da parte del destinatario: in tal caso le pubbliche amministrazioni dovranno infatti utilizzare altre modalità di comunicazione tradizionale, tali da garantire certezza dell’avvenuta ricezione (es. raccomandata A.R., consegna diretta, ecc.).
In ogni caso, i cittadini e soggetti privati (indipendentemente dallo strumento di trasmissione utilizzato per interloquire con la pubblica amministrazione) devono trasmettere le proprie istanze, dichiarazioni o documenti esclusivamente alla casella di posta elettronica certificata dell’amministrazione o ente destinatario.
1.4 Presentazione di istanze e dichiarazioni alla pubbliche amministrazioni per via telematica
Le istanze o le dichiarazioni presentate per via telematica alla pubblica amministrazione e ai gestori di pubblici servizi (combinato disposto degli articoli 38 del D.P.R. 445/00 e 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell’amministrazione digitale) sono valide se (le opzioni sono alternative):
- sono sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata;
- sono trasmesse dall’autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata (purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare);
- sono trasmesse per via telematica previa scansione di copia dell’istanza/dichiarazione sottoscritta dall’interessato e copia del documento di identità del sottoscrittore (ai sensi dell’art. 38, comma 3 del D.P.R. 445/00);
- l’autore è identificato dal sistema informatico mediante l’uso della carta di identità elettronica o della carta nazionale dei servizi (cui è equiparata la tessera sanitaria) o mediante altri strumenti di identificazione, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente.
1.5 Strumenti utilizzabili per le comunicazioni telematiche
Per lo scambio di documenti, la presentazione di istanze o dichiarazioni alla pubblica amministrazione e la trasmissione delle relative risposte agli interessati per via telematica, le pubbliche amministrazioni e i rispettivi interlocutori hanno a disposizione i seguenti strumenti:
- la casella di posta elettronica semplice (e-mail)
- la casella di posta elettronica certificata (PEC)
- la casella di posta elettronica certificata PEC-ID
- l’interoperabilità tra pubbliche amministrazioni.
Al successivo punto 4 sono descritti brevemente i mezzi telematici citati. Per le rispettive modalità di utilizzo e gli eventuali limiti si rinvia alle specificazioni riportate nelle tabelle riportate in calcealle presenti direttive (distinte per soggetto mittente, oggetto della comunicazione, modalità di spedizione e di sottoscrizione), con l’avvertenza che per tutte le tabelle il destinatario della comunicazione o dell’interscambio documentale è da considerare la pubblica amministrazione.
Benché le amministrazioni debbano prediligere l’utilizzo di mezzi telematici per le comunicazioni con i privati in relazione all’applicazione delle disposizioni previste dal Codice dell’amministrazione digitale, le stesse garantiscono comunque la ricezione di comunicazioni pervenute attraverso i mezzi di spedizione tradizionali (es. posta ordinaria, trasmissione via fax, consegna a mano) e la trasmissione della relativa risposta.
2. Esclusioni
Le modalità indicate nelle presenti direttive non si applicano:
- alla notifica di atti giudiziari, che resta disciplinata dalla specifica normativa;
- alle comunicazioni e trasmissioni di documenti gestiti nell’ambito di portali o altri ambienti similari, in quanto tale interscambio documentale è disciplinato da particolari regole tecniche;
- alla trasmissione di documenti di notevoli dimensioni (indicativamente superiori a 30 MB), in quanto tale parametro dimensionale costituisce il limite entro il quale si ritiene che l’attuale infrastruttura telematica possa garantire il corretto flusso dei dati.
3. Disposizioni per specifiche tipologie documentali
3.1. Fatture
In seguito all’entrata in vigore della normativa in materia di fattura elettronica (articolo 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 e Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013, n. 55), le fatture devono essere inviate tramite l’apposita piattaforma SDI.
3.2. Contratti
Le presenti direttive non trovano applicazione diretta con riferimento alla trasmissione e ricezione per via telematica dei contratti, per i quali si rinvia alle specifiche previsioni della disciplina di settore.
4. Mezzi di trasmissione telematici
4.1 Posta elettronica (e-mail)
La posta elettronica o e-mail (acronimo di electronic mail) è ormai riconosciuta da tutti come lo strumento principe per la comunicazione scritta via Internet. Le caratteristiche di velocità, economicità e semplicità hanno consentito un’ampia diffusione di questo canale di comunicazione in ambito lavorativo e personale. I messaggi scambiati per posta elettronica sono composti da un’intestazione (mittente, destinatari, oggetto) e da un corpo rappresentato dal testo della e-mail, al quale possono essere allegati ulteriori file, come ad esempio testi e immagini.
La casella di posta elettronica “semplice”, pur comunemente utilizzata, non essendo una casella certificata non garantisce l’integrità del messaggio, l’identità del mittente, la data di trasmissione, la certezza di ricezione attraverso l’utilizzo di ricevute conformi alla norma, ovvero gli elementi che attestano l’autenticità e la tracciabilità del messaggio stesso durante la fase di trasmissione. Si precisa inoltre, che gli avvisi di ricezione e di avvenuta lettura impostabili dal mittente nelle e-mail non sono parificabili in nessun modo alle ricevute delle caselle di posta certificata e non hanno alcun valore giuridico probatorio.
4.2 Posta elettronica certificata (PEC)
La posta elettronica certificata è un sistema di posta elettronica in grado di superare le “debolezze” della posta elettronica semplice; nata in Italia (D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68) per fornire un sistema di comunicazione telematico equiparabile alla raccomandata cartacea, assicura maggiori garanzie rispetto alla e-mail.
La PEC garantisce l’integrità del messaggio inviato e - al pari della raccomandata con ricevuta di ritorno - la data di trasmissione e la certezza di ricezione attraverso l’utilizzo di ricevute conformi alla norma (ai sensi dell’art. 48 del Codice dell'amministrazione digitale).
La PEC e la PEC-ID sono il mezzo di trasmissione che consente di avere prova certa dell’invio e della consegna di un documento.
4.3 PEC-ID
La casella PEC-ID è la casella PEC rilasciata al titolare, previa identificazione dello stesso effettuata ai sensi delle regole tecniche previste dal Codice dell’amministrazione digitale (art. 65, comma 1, lett. c-bis e relative regole tecniche, emanate con il D.P.C.M. 27 settembre 2012).
L’utilizzo della casella PEC-ID consente al titolare di presentare validamente istanze e dichiarazioni alle pubbliche amministrazioni senza necessità di sottoscrizione delle medesime né di allegazione di fotocopia del proprio documento di identità. L’indirizzo di una casella PEC-ID è assegnato in via esclusiva al titolare.
5. Allegati alle comunicazioni telematiche
I file allegati alle comunicazioni indirizzate alle pubbliche amministrazioni devono avere preferibilmente il formato (e relative estensioni): PDF/A o PDF. (E' possibile salvare i propri documenti in formato PDF/A dalle versioni più recenti di Open Office, Libre Office e di MS Office; oppure per convertire il proprio documento in formato PDF/A, è possibile utilizzare altri applicativi, scaricabili gratuitamente da Internet). Qualora tecnicamente impossibile l'invio di questi ultimi, saranno accettati i formati XML, TXT, TIFF, TIF, JPEG, JPG, JFIF, JPE e EML in quanto riconosciuti idonei alla conservazione a lungo termine. È inoltre ammesso il formato HTML limitatamente al corpo del messaggio di posta elettronica.
La firma digitale, se prevista, deve essere apposta esclusivamente su file nei formati ammessi sopraindicati. Si evidenzia che il file firmato digitalmente può presentare anche un’estensione aggiuntiva (riferita alla firma digitale o alla marca temporale) rispetto a quella originaria (ad esempio .PDF.P7M).
Eventuali copie di lavoro in altri formati (es. documento tecnico derivante dall'uso di un particolare programma oppure documento da modificare in collaborazione) saranno accettate solo in aggiunta alla versione dello stesso documento in uno dei formati ammessi sopraindicati (es. disegno in formato DWG con copia in PDF/A oppure documento in formato ODT e sua copia PDF/A). In tali casi, la versione considerata valida ed ufficiale da parte dell'amministrazione sarà solo quella nei formati ammessi.
Dei vari formati compressi viene accettato solo il formato .zip.
6. Marca da bollo
Dal 1° settembre 2007 la marca da bollo telematica ha sostituito definitivamente quella cartacea. Se l’istanza o documento da presentare necessita dell’applicazione della marca da bollo, la medesima deve risultare dalla scansione del documento oppure devono essere riportati gli estremi (giorno e ora di emissione e identificativo di 14 cifre).
Le regole contenute nelle direttive sono riassunte nelle seguenti tabelle che forniscono indicazioni sulle caratteristiche dei documenti e sulle modalità di sottoscrizione e spedizione
Comunicazioni provenienti da Cittadini
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MITTENTE |
ISTANZE, DOCUMENTI e ALLEGATI |
MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE |
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Cittadini |
Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione |
PEC-ID |
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Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione |
e-mail o PEC + scansione del documento di identità del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà* |
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Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all’interno del corpo del messaggio di trasmissione |
PEC-ID |
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Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all’interno del corpo del messaggio di trasmissione (nel caso di utilizzo di e-mail o PEC, solo se il sistema di posta consente l’apposizione della firma digitale) |
e-mail o PEC + firma digitale |
Comunicazioni provenienti da Soggetti privati (diversi dai cittadini), Imprese e Liberi professionisti
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MITTENTE |
ISTANZE, DOCUMENTI e ALLEGATI |
MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE |
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Soggetti privati (diversi dai cittadini) Imprese Liberi professionisti |
Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione |
PEC-ID |
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Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione |
e-mail o PEC + scansione del documento di identità del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà* |
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Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all’interno del corpo del messaggio di trasmissione (nel caso di utilizzo di e-mail o PEC, solo se il sistema di posta consente l’apposizione della firma digitale) |
PEC-ID |
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e-mail o PEC + firma digitale |
Data inserimento 19/04/2017 Data aggiornamento 05/06/2023
Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali
(data inserimento: 19/04/2017 - ultimo aggiornamento: 19/04/2017)
Allegato A - Regole per la redazione delle anagrafiche e degli oggetti
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
Allegato B - Documenti soggetti a registrazione particolare
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
Allegato C - Istruzioni operative per l'utilizzo del registro di emergenza (RDE)
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
Allegato D - Adempimenti per la registrazione e la gestione della documentazione relativa a gare
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
Allegato E - Formati dei documenti informatici con firma digitale accettabili dall'Amministrazione
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
Allegato F - Piano di classificazione (Titolario) per gli archivi
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
Allegato G - Prontuario per la classificazione
(data inserimento: 20/04/2017 - ultimo aggiornamento: 20/04/2017)
